Mengenal Dan Memahami Surat

Surat ialah sarana komunikasi untuk memberikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya meliputi lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan anutan kerja. Ada dua jenis surat, yaitu surat pribadi dan surat dinas.

1. Mengenal Ciri Surat Pribadi dan Surat Dinas
Surat pribadi ialah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/ kedinasan/ resmi. Dalam surat pribadi ini, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu tata adat atau sopan santun. Secara umum ciri surat pribadi antara lain sebagai berikut.

1. Surat pribadi ialah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima)
2. Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahulua, isi, dan epilog surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan.
3. Isi surat pribadi berkaitan dengan dilema pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain

Contoh Surat Pribadi

Kupang, 10 Januari 2016 Ibu Dewi yang saya sayangi, Bagaimana kabar Ibu? Semoga selalu sehat! Sejak Ibu pindah ke Kota Bogor, rasanya kelas menjadi sepi. Tiada lagi tawa canda Ibu yang menyejukkan. Tiada lagi nasihat-nasihat yang indah itu. Kami semua kangen Ibu. Kerinduan kami hanya sanggup diungkapkan lewat doa untuk Bu Guru luar biasa menyerupai Ibu. Saya yakin Ibu sudah menerima murid-murid gres di Kota Bogor. Meski sudah menerima murid baru, tolong jangan lupakan kami yang di Kota Kupang ini. Semoga Ibu senantiasa sehat dan dalam lindunganNya Salam rindu, Paskalina.

Menyimpulkan ciri surat pribadi
Diskusikan untuk menyimpulkan hal-hal berikut!
Mengapa seseorang menulis surat pribadi?
Seseorang meulis surat pribadi untuk berkomunikasi dengan orang lain yang sifatnya pribadi

Bagaimanakah urutan menulis surat pribadi?
1. Tempat dan tanggal pembuatan surat.
2. Salam Pembuka.
3. Paragraf pembuka.
4. Paragraf isi.
5. Paragraf penutup/ Salam penutup.

Mengapa menulis surat pribadi harus menyertakan salam pembuka, kalimat pembuka paragraf, dan kalimat epilog surat? Sebagai suatu bentuk komunikasi surat pribadi mempunyai bagian-bagian yang menggambarkan bentuk komunikasi dikala kita berkomunikasi secara langsung. Berikut ini bagian-bagian surat pribadi.

• Alamat dan daerah tanggal PembuatanSurat. Bagian ini menjelaskan posisi serta waktu ditulisnya surat.
• Salam pembuka ialah sapaan seseorang sebelum menulis surat. Anda sanggup menggunakan kaimat menyerupai dalam pola di atas ( Salam persahabatan) atau dengan salam yang lain seperti: Asalamualaikum Salam manis, salam sejahtera, dll
• Paragraf Pembuka. Paragraf pembuka sanggup berupa pertanyaan mengenai kabat, kesehatan, keadaan atau sekedar basa-basi
• Paragraf Isi. Paragraf ini berisi inti atau tujuan dibuatnya surat.  Apa saja tujuan yang mungkin diungkapkan dalam surat pribadi? Untuk memberikan tujuan atau pesan yang ingin disampaikan kepada akseptor surat secara pribadi.
• Paragraf Penutup. Paragraf epilog dipakai untuk mengakhiri isi surat. Biasanya paragraf ini berisi permohonan maaf, mohon diri, cita-cita dan sebagainya.

Apa ciri isi dalam surat pribadi?
Ciri isi surat pribadi ialah menggunakan bahasa tidak resmi, lantaran surat pribadi ditujukan untuk keluarga atau teman. Ciri umum surat pribadi adalah

• Tidak menggunakan kop/kepala surat
• Tidak menggunakan nomor surat dan perihal
• Format yang dipakai bebas. tidak harus ada pembuka, isi dan penutup.
• Dapat menggunakan salam pembuka dan epilog berdasarkan kebiasaan penulis surat
• Tidak melampirkan lampiran atau tembusan.

2. Mengidentifikasi Ciri Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. Surat dinas berisi ihwal keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Pada dasarnya struktur surat dinas tidak jauh
berbeda dengan surat pribadi.

Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh alasannya ialah itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.

Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat seruan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya

Struktur Surat Dinas

1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Paragraf penutup
10. Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat
11. Nama dan tanda tangan penulis surat

Diskusikan
1) Apa saja unsur pada surat dinas?
Kop surat, Nomor surat, Tanggal surat, Lampiran, Perihal, Alamat surat, Salam pembuka, Isi surat
Paragraf penutup, Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat, dan Nama dan tanda tangan penulis surat

2) Bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk?
Bentuk surat resmi dikenali dengan alamat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat. Kemudian, di sebelah kiri berturut-turut ke bawah dituliskan : nomor surat, sifat (jika ada), lampiran dan perihal. Lay out pengetikan pada setiap alinea surat bentuk resmi dimulai 5 (lima) soasi dari garis pinggir kiri.

3) Bagaimana ciri surat dinas dari segi isi?
Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat seruan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya

Diskusikanlah hal-hal berikut untuk menyimpulkan ciri surat dinas!
a) Mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi?
Surat Korespondensi ialah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain sanggup atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/ organisasi dan sanggup atas nama perseorangan (individu). Karena surat dinas ditujukan secara resmi dan pada lembaga-lembaga resmi lain maka surat dinas sanggup menjadi alat korespondensi.

b) Siapa yang diperbolehkan menulis surat dinas?
Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh alasannya ialah itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.